Teamassistenz (w/m/d)

Create a better tomorrow with us.

Siemens
Digital Industries ist ein Innovations- und Technologieführer in der industriellen Automatisierung und Digitalisierung. In enger Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden sind wir die treibende Kraft für die digitale Transformation in der diskreten und Prozessindustrie. Als Innovationsführer denken wir die nächste Stufe der digitalen Transformation voraus – und integrieren Spitzentechnologien wie künstliche Intelligenz, Edge Computing, Cloud Computing, Industrial 5G, Blockchain und Additive Manufacturing in unser Digital Enterprise Portfolio. So treiben wir die Konvergenz von Informationstechnologie und Betriebstechnik voran und ermöglichen die intelligente Nutzung von Daten.

Verändere gemeinsam mit uns die Welt von morgen.

• Als Teamassistenz (w/ m /d) unterstützt Du die Abteilungsleitung sowie das gesamte Team bei administrativen und organisatorischen Angelegenheiten im Tagesgeschäft. Dazu gehören sowohl allgemeine Büro- als auch Assistenzaufgaben dazu.
• Du übernimmst zuverlässig das Anlegen von Bestellungen für die Abteilung sowie auch für ausgewählte weitere Teams innerhalb der DI Sales. Dazu zählen inhaltliche Klärungen mit den Bestellenden, Überprüfung der dazugehörigen Dokumente, der sichere Umgang mit den relevanten Systemen (OneSRM, MyIT, …) sowie die Kommunikation mit den abwickelnden Einheiten.
• Du kümmerst Dich um die Koordination und das Reisemanagement im In und Ausland. Der Verantwortungsbereich umfasst die Organisation von Dienstreisen, die Erstellung von Reisekostenabrechnungen sowie die Vorprüfung von Reisekostenabrechnungen.
• Die Betreuung interner und externer Besucher aus dem In- und Ausland liegt in Deinen Händen. Hierfür erstellst du z. B. Programme für den Besuch und übernimmst die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Du engagierst Dich beim On- und Offboarding von neuen Mitarbeitenden.
• Zudem unterstützt Du die Aufnahme des Sachanlagevermögens (SAV) der Abteilung im Rahmen der wiederkehrenden SAV Inventuren.
• Ferner erarbeitest Du auch Präsentationen und unterstützt in der Planung von Veranstaltungen, Workshops, Konferenzen und Meetings vor Ort und digital.

Dein Profil für “Zukunft möglich machen”.

• Grundlage für Deinen Erfolg bildet eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder eine kaufmännische Ausbildung.
• Zudem verfügst Du über einschlägige langjährige Berufserfahrung in Teamassistenzrollen oder in einem Sekretariat.
• Du verfügst über sehr gute Kenntnisse im Anlegen und Abwickeln von Bestellungen und bringst sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen mit (Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Excel, Word).
• Mit Tools wie myIT, OneSRM, TIMO/ HCMI und anderen Sachzuwendungstools bist Du vertraut.
• Du hast die Fähigkeit, in der Komplexität der Aufgaben den Überblick zu bewahren und dabei Prioritäten zu erkennen zu setzen.
• Darüber hinaus zeichnen Dich eine hohe Einsatzbereitschaft, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit aus.
• Persönlich überzeugst Du mit einem sicheren Auftreten, eigenständiger Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick.
• Für eine enge Zusammenarbeit im internationalen Kontext sprichst Du verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.