OFFICE MANAGER / ASSISTANT(E) BACK-OFFICE – STAGE PUIS CDI

A propos de Talan

Vous êtes passionné par le digital, la data, l’ioT ou l’IA et souhaitez rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse à taille humaine ?


N’attendez plus et rejoignez Talan !

Depuis plus de 15 ans, nous conseillons les entreprises et les administrations et les accompagnons dans la mise en œuvre leurs projets de transformation en Suisse et à l’international.

Pour ce faire, nous nous appuyons à la fois sur le levier technologique et sur la force de notre ADN basé sur l’intelligence collective, l’agilité et le goût d’entreprendre.

Présent sur cinq continents, avec plus de 4000 collaborateurs notre objectif est de dépasser la barre du milliard d’€ de CA à horizon 2024. L’innovation est au cœur de notre développement et nous intervenons dans les domaines liés aux mutations technologiques des grands groupes, comme le Big Data, l’IoT, la Blockchain et l’Intelligence Artificielle.


Nos valeurs & terrains de jeu :

  • Intelligence collective
  • Agilité
  • Entreprenariat /Intrapreneuriat
  • Promouvoir la diversité/mixité (Soutient à la Fondation femmes@Numerique…)
  • Engagement (employé, partenaires, écoles, associations…)
  • Respect de l’humain et qualité de vie au travail
  • Ouverture d’esprit et inclusivité


Ensemble, construisons le futur de Talan.

Nous recherchons un/une Office Manager / Assistante back-office pour notre bureau de Genève.


Contrat : 6 mois de stage à partir de janvier + CDI (80 à100%)


Responsabilités :

Gestion opérationnelle et administrative du bureau

  • Traitement du courrier
  • Commandes fournitures
  • Commandes matériel informatique
  • Suivi/mise à jour de l’inventaire du matériel
  • Suivi de la remise de matériel (badges, laptops…)
  • Commandes cartes visite, goodies…
  • Contact avec les différents fournisseurs : la régie, gestion des travaux, eau
  • Standard téléphonique
  • Saisie des fiches de nouveaux collaborateurs dans notre outil et mise à jour
  • Organisation des voyages (résa billets…)
  • Formalités entrées/sorties auprès des assurances sociales (entrées/sorties)
  • Gestion des documents : scanner, organiser et vérifier la bonne validité de tous les documents administratifs (permis de travail, pièce identité, extrait de casier judiciaire, etc…)

  • Digitalisation des documents.

  • Gestion des tickets sur Itop, notamment gestion des incidents et des adresses talan.com.

  • Utilisation et classement dans SharePoint.

  • Accueil des interlocuteurs de l’entreprise : client, candidats, salarié… ;
  • Organisation événementielle locale en collaboration avec la responsable communication et marketing

Assistanat de direction : gestion des plannings / agenda / réunion / préparation des présentation / rédaction de résumé et comptes rendu.


Profil :

  • Un niveau Bac + 2 min
  • BTS assistant de gestion PME-PMI ; BTS comptabilité ; DUT gestion des entreprises et de l’administration (GEA).
  • Excellente rédaction en Français et en Anglais
  • Anglais parlé courant
  • un grand sens de l’organisation ;
  • une excellente adaptabilité pour jongler entre différentes missions, parfois dans une même journée ;
  • une maîtrise des outils numériques (pack office / surtout excel, powerpoint, sharePoint)
  • un sens du relationnel et de la hiérarchie ;
  • une bonne autonomie.

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